A konferencia előtt:

Helyszín kiválasztása

A megfelelő helyszín időben történő kiválasztása alapvetően meghatározza az egész rendezvény további sorsát. Tudásunk, tapasztalatunk, a helyszínek ismerete segítséget nyújt abban, hogy a szervezendő konferenciának a lehető legmegfelelőbb helyszínt válasszuk ki.

Pénzügyi menedzsment

A megrendelővel történő konzultáció alapján reális költségvetést készítünk. Kezeljük a befolyt pénzeket, a pénzügyi helyzet alakulásáról folyamatosan tájékoztatjuk a megrendelőt.
A teljes szervezés ideje alatt tanácsokat, ötleteket adunk, hogyan menedzseljük a költségeket hatékonyan, hogy a rendezvény egyenlege kedvezően alakuljon. Szolgáltatásaink ezen felül:

• folyószámlák vezetése,
• költségek előfinanszírozása, amennyiben forrás nem áll rendelkezésre,
• szállítók és alvállalkozók felé kifizetések teljesítése,
• részvételi és egyéb díjak, szállásköltség, kiállítói és szponzori díjak beszedése,
• számlázás résztvevőknek,
• intézményi támogatások kezelése és azok elszámolása (EU, kormányzati és más források, stb.),
• végleges elszámolás elkészítése és értékelése a szervező bizottság és más testületek felé

Szállodai szolgáltatás

A szálláslehetőségek széles skáláját biztosítjuk a résztvevők számára a szezontól függő reális árakon, a luxus kategóriáktól az alacsonyabb kategóriákig. Ezen belül az alábbi szolgáltatásokat nyújtjuk:

• szállások csoportos foglalása,
• levelezés és visszaigazolás a résztvevők felé,
• egyedi kérések, igények lehetőség szerinti maximális teljesítése,
• szálláselőlegek beszedése, nyilvántartása,
• szobalisták küldése a  szállodáknak.

Nyomtatványok elkészíttetése  / postázása

Vállaljuk a konferencia arculatának kialakítását, mind a  nyomtatott anyagok, mind az Internet oldal esetében.  Magas színvonalú nyomdai munkálatokat reális áron biztosítjuk, valamint a megadott címlista alapján vállaljuk a küldemények postai továbbítását is.

Kiállítás lebonyolítása

Tekintettel arra, hogy a kongresszusokat és konferenciákat napjainkban sokszor kísérik kiállítások, termékbemutatók felkészültünk ennek kezelésére is.

Vállaljuk a kiállítók standbeosztásának elkészítését, biztosítjuk a technikai feltételeket. Felelősséggel vállaljuk a kiállítás pénzügyi részének lebonyolítását is.

Transzferek

A résztvevők mindenirányú transzferigényét ki tudjuk elégíteni, akár busszal, akár személygépkocsival, mint például:

• reptér - helyszín - reptér transzfer,
• helyszínek között transzfer (több konferencia helyszín esetén)
• szállodák közötti, vagy kulturális program esetén szállodákhoz való transzfer,

Kulturális programok

Az elmúlt néhány év tapasztalata alapján, személyre szabott programokat szervezünk a résztvevőknek és kísérőiknek Budapesten és vidéken egyaránt.
Széles körű programlehetőségek közül választhatnak megrendelőink, a szokásos városnézés,
borkóstolás programoktól egészen a különleges „kalandprogramokig”.

A tudományos anyagok kezelése

Absztraktok, Proceedingsek  kezelése

Az előadások bejelentése és kezelése az online regisztrációs szolgáltatásunk részeként valósul meg. Ennek segítségével  van lehetőség az absztraktok, proceedingsek  kényelmes, folyamatos begyűjtésére, visszaigazolások küldésére, levelezések intézésére, hozzáférést biztosítva a bizottsági tagok és a bírálók részére.

Regisztrációs ügyintézés

A résztvevők a hagyományos nyomtatott forma helyett online módon regisztrálhatnak a konferenciára.

Az online rendszer lehetővé teszi regisztrációt

• a megadott részvételi díj kategóriát kiválasztva magára a konferenciára,
• foglalhatnak túrákra, kultúrális programokra, jelölhetik étkezési igényeiket,
• regisztrálhatják kísérőiket, számukra is foglalhatnak programokat, túrákat,
• megadott kategóriák szerint különböző szállodákban foglalhatnak helyet,
• amennyiben kívánják, kártyás fizetést intézhetnek

Regisztrációs szolgáltatásunk kiterjed a jelentkezések fogadására, a teljes pénzügyi tranzakciók kezelésére, számlázásra, a konferencia táskák, kitűzők elkészítésére, túrák és kulturális programok meghívóinak előkészítésére és azok kiosztására, és a teljes körű helyszíni regisztráció ügyintézésére.

Természetesen vállaljuk a résztvevőkkel való levelezést és kapcsolattartást, válaszolunk kérdéseikre, kezeljük a konferenciával kapcsolatos problémáikat, mindezt főként e-mailen tesszük.

Konferencia alatt:

A konferencia helyszínen többek között a következő szolgáltatásokat végezzük:

• konferencia termek, és a hozzá kapcsolódó szolgáltatások menedzselése,
• audiovizuális és egyéb beszállítók felügyelete,
• igény esetén  E-mail és Internet kapcsolat biztosítása külön terminál szobában,
• vendéglátó szolgáltatások ügyintézése,
• kiállítás és kapcsolódó feladatainak koordinálása,
• résztvevők regisztrálása, információs pult üzemeltetése,
• regisztrációs és konferencia anyagok szétosztása,
• táblák felállítása poszter prezentációk és információcsere számára,
• segítségnyújtás az előadók számára,
• dekoráció,
• probléma megoldás, ügyintézések.